همه چيز تقريبا براي شروع يک سخنراني حرفه اي آماده است. لباس شايسته بر تن کرده ايد، برنامه غذاييتان از شب گذشته کاملا تحت کنترل بوده است، متن سخنراني به طور کلي آماده شده است و حتي اگر وقت نداشته ايد با استفاده از ترفند هاي آماده سازي سخنراني آن را جمع و جور کرده ايد تا بتوانيد يک سخنراني درست و درمان را در روز مقرر ارائه دهيد. شايد به نظر همه چيز تحت کنترل باشد اما هنوز هم چيزهايي وجود دارد که شما نمي‌توانيد آن ها را پيش بيني کنيد. کم کم به ساعات شروع جلسه نزديک مي شويد. ديگر وقت سخنراني فرا رسيده است. شروع به سخنراني مي کنيد. با اين که تقريبا کهنه کار شده ايد اما هنوز هم براي شروع هيجان داريد. تازه گرم صحبت شده ايد که ناگهان ميکروفون قطع و وصل مي شود. بخش مهمي از سخنراني شما به خاطر قطع و وصلي ميکروفون تقريبا از دست رفته است اما اين تازه اول ماجرا است! انگار برق هاي سالن هم قطع شده اند و تهويه از کار افتاده است! شما مي مانيد و سالن سخنراني و جمعيتي کم طاقت که تقريبا با اين اوضاع پيش آمده سخنراني را تمام شده مي دانند!
در چنين مواقعي چه بايد کرد؟ کسي که مشغول سخنراني است و با برنامه ريزي فراوان قصد داشت فن سخنوري خود را با به رخ بکشد بايد جلسه سخنراني ترک کند و تمام زحمات و هزينه ها ناديده گرفته شود؟
قطعا نه! بخشي از مهارت هاي سخنوري و سخنراني مديريت بحران و حوادث پيش بيني نشده است که از کنترل شما خارج هستند و ممکن است هر لحظه شما را درگير کنند. از اين رو هر سخنران نه فقط به متن سخنراني و مهارت خود بلکه بايد به چيزهايي که در اطراف او و در محل سخنراني رخ مي دهد به صورت کامل توجه داشته باشد.
چک ليستي که در ادامه مي خوانيد مجموعه اي از مهم ترين مواردي هستند که لازم است حتما در سالن سخنراني چک شوند. همراه دانشگاه زندگي باشيد.
اخيرا در يکي از سخنراني هاي مهمي که توسط يکي از مقام هاي عالي رتبه کشور برگزار شد براي لحظاتي قطع برق شد. اين قطعي برق همهمه زيادي در سالن سخنراني ايجاد کرد و تقريبا نظم حاکم مختل شده بود. شايد اين سخنراني و قطع برق براي سخنراني يک مقام مسئول چندان اهميتي نداشته باشد و به دلايل مختلفي مثل نقص فني متوقف شود اما براي يک سخنران تازه کار که قصد دارد با شيوه سخنوري و فن يان خود را مطرح کند اين آغاز داستان بي اعتمادي مخاطبان به شما است.
اگر به عنوان يک سخنران باور داشته باشيد که هيچ چيز به شانس بستگي ندارد و در صورت بي توجهي همه برنامه ريزي ها از بين مي روند آن گاه يک سخنران واقعي هستيد. پس کار ها را به ديگران نسپاريد و خودتان با چک ليستي که معرفي مي کنيم دست به کار شويد:
قبل از هر چيز مدير برنامه ها بايد به سالن سخنراني و گنجايش آن توجه کند. مدير برنامه بايد ليست مشخصي از افراد مدعو داشته باشد و ظرفيت سالن را با مخاطباني که پيش بيني مي کنيد هماهنگ سازد. اين هماهنگ سازي از دو جهت حائز اهميت است:
درب سالن بايد استاندارد باشد. قطعا در سالن هاي بزرگ تر به محل درب ورودي و خروجي به خوبي توجه مي شود. کساني که وارد سالن مي شوند قطعا بايد از بالا و رو به رو سخنران ظاهر شوند. اين موضوع به جهت ورود و خروج افراد ما بين سخنراني و يا احيانا ورود مخاطباني که ديرتر به جلسه رسيده اند ضروري است. اين به خودي خود نوعي مديريت بحران در زمان هاي قطعي برق يا بروز هر گونه حوادث غيرمترقبه در سالن مي باشد.
سالن سخنراني بايد شکل هندسي معقولي داشته باشد. برخي از سالن ها درازاي زياد و عرض کم تري دارند. موقعيت صندلي ها هم اهميت زيادي دارد. معمولا صندلي ها بايد با ارتفاع متفاوتي از هم قرار بگيرند. نصب بنر و تجهيزات سالن هم نبايد مزاحمتي براي مخاطبان ايجاد کند.
محيطي که براي سخنراني انتخاب مي شود بايد در عين بزرگي و توجه به تعداد مخاطبان موقعيت ساکن و آرام داشته باشد. اگر محل برگزاري سخنراني در ساختماني است که همزمان چند سخنراني ديگر در آن برگزار مي شود بايد به اين موضوع توجه کنيد که تداخل سخنراني ها مزاحمتي ايجاد نکند.
معمولا در سخنراني هاي کوچک تري که در هتل ها و سالن هاي غيراختصاصي برگزار مي شوند بايد اين نکته را در نظر داشت. به سر و صداي بيروني هم توجه داشته باشيد. صداي ترافيک و همهمه ديگران در خارج از سالن سخنراني مشکل ساز مي شود.
اگر قرار است از کامپيوتر شخصي خود استفاده کنيد حتما اتصالات و تجهيزات موجود را بايد چک کنيد. سخنراني هاي خيلي بزرگ تر نياز به تجهيزات ايمني هم دارند. غير از اين موارد برق اضطراري در سالن هاي سخنراني ضروري است. در سخنراني بهتر است به آب و هوا هم توجه داشته باشيد. مثلا در فصل گرما به خاطر استفاده بيش تر از تجهيزات تهويه هوا امکان قطعي برق بيش تري وجود دارد.
يکي از مسائلي که براي خود سخنران دردسر ساز مي شود بي توجهي عواملي است که مسئول تجهيز سالن هستند. به ياد داشته باشيد که بالاترين کيفيت صدا را در هيچ سالني تجربه نخواهيد کرد. از اين رو بايد با کمک کارشناسان از کيفيت سيستم صدا اطمينان پيدا کنيد.
محل اصلي ايستادن شما جايگاه يا استيج است. در اين محل هرگز نبايد نور مستقيمي به چشمان شما بتابد. در سخنراني هاي معمولي و غيررسمي بهتر است محل ايستادن شما با استفاده از فلاش نور کاملا روشن شود و باقي سالن تا پايان سخنراني تاريک بماند.
با اين که اين روش باعث افزايش اعتماد به نفس سخنران حين سخنراني مي شود اما ديدن مخاطبان هر از چند گاهي براي خود سخنران خوب است.
معمولا در استيج مواردي مثل سيم برق، سيم تجهيزات، گل و دستگاه‌هاي مديريت نور سالن ديده مي‌شود. بررسي اين موارد و محل قرارگيري آن‌ها روي صحنه از ساير مواردي است که بايد در سالن سخنراني بدان توجه شود.
اگر از آن دسته سخنرانان وابسته به تريبون هستيد و تريبون به شما قدرت بيش تري در سخنراني مي دهد حتما از آن استفاده کنيد. اما قبل از هر چيز مواردي مثل ارتفاع، تابش نور سالن به اين بخش و محل قرارگيري ميکروفون را در تريبون بررسي کنيد. با استفاده از تريبون امکان مطالعه يادداشت هم ساده تر مي شود و مجبور نيستيد حتما نکات خاص را به خاطر بسپاريد.
با پيش بيني اين موارد تا حدودي آينده نگر شده ايد و حداقل مي دانيد که بسياري از موارد ضروري را پيش از سخنراني چک کرده ايد. مطمئن باشيد با رعايت اين نکات احتمالا از تمام حوادثي که در سخنراني ممکن است رخ دهد در امان مي مانيد. با اين حال دعوت مي کنيم شما هم چک ليست خود را قبل از سخنراني تهيه کنيد و موارد اساسي آن را با ما در ميان بگذاريد.
مسير زندگي را اينجا بخوانيد
www.daneshgahezendegi.com را کليک کنيد
درباره این سایت